Składanie przez fundację sprawozdań ze swojej działalności - Koncesje i zezwolenia - Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

Klauzula informacyjna – sprawozdania z działalności fundacji

Administratorem danych osobowych jest Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA).

Kontakt do nas:                 
ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa
tel.: (22) 601-16-02
fax: (22) 848-97-81

MSWiA wyznaczył Inspektora Ochrony Danych – adres mailowy: iod@mswia.gov.pl.

Z Inspektorem Ochrony Danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Dane osobowe będą wykorzystywane w celu analizy złożonego, w trybie ustawy o fundacjach oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji, sprawozdania z działalności fundacji oraz ewentualnej korespondencji w ww. sprawie.

Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów ustawy o fundacjach.

Dane osobowe będą udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa oraz nie będą wykorzystywane w celu profilowania.

MSWiA nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego.

Dane osobowe będą przechowywane przez czas realizacji sprawy, a następnie archiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, a także do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj.: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych osobowych jest obowiązkowe, gdyż wynika z przepisów ustawy o fundacjach. Niepodanie danych osobowych uniemożliwi dokonanie analizy złożonego sprawozdania.

Informacja dotycząca składania przez fundacje, dla których Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji jest ministrem właściwym w rozumieniu ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach, sprawozdań ze swojej działalności

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz. U. z 1991 r. Nr 46, poz. 203 z późn. zm.);
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji (Dz. U. Nr 50, poz. 529 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o fundacjach o wpisaniu fundacji do Krajowego Rejestru Sądowego sąd zawiadamia ministra właściwego ze względu na zakres jego działania oraz cele fundacji. Przy wskazywaniu organu nadzoru należy kierować się zakresem działania ministra oraz celami fundacji. Do kompetencji Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji należą działy administracji: sprawy wewnętrzne, administracja publiczna, a także dział wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne.

Ramowy zakres sprawozdania, obejmujący w szczególności najważniejsze informacje o działalności fundacji w okresie sprawozdawczym, został określony w ww. rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 roku w sprawie ramowego  zakresu sprawozdania z działalności fundacji. Stosownie do art. 12 ust. 2 ww. ustawy o fundacjach, fundacja składa corocznie właściwemu ministrowi sprawozdanie ze swojej działalności. Do składania sprawozdań jest zobligowana każda fundacja, niezależnie od jej stanu organizacyjnego i prowadzonych działań. Sprawozdanie obejmuje okres roku kalendarzowego i składa się je do 31 grudnia każdego roku z działalności za rok ubiegły. Powinno ono zostać podpisane przez co najmniej dwóch członków zarządu fundacji, o ile statut fundacji nie stanowi inaczej – wówczas powinno być podpisane tak jak stanowi statut w zakresie oświadczeń woli lub reprezentacji. Sprawozdanie sporządza się w układzie określonym w ww. rozporządzeniu. W prawidłowo sporządzonym sprawozdaniu należy ująć każdy punkt rozporządzenia, a jeżeli dane zdarzenie nie wystąpiło, to winna o tym być uczyniona wzmianka, np. poprzez adnotację ,,nie miało miejsca”. W sprawozdaniu nie należy używać sformułowania ,,nie dotyczy”, albowiem każdy punkt rozporządzenia dotyczy działalności fundacji. Przy sporządzaniu sprawozdań należy pamiętać o ich czytelnym i rzetelnym przygotowaniu. Nie należy zatem używać terminów wieloznacznych, zwłaszcza bez ich uprzedniego wyjaśnienia. Każdy dokument załączany do sprawozdania, lub je uzupełniający, stanowi integralną część sprawozdania i powinien być, podobnie jak sprawozdanie, prawidłowo podpisany. Przy załączaniu dokumentów będących kserokopiami, proszę pamiętać o ich uwierzytelnieniu.

Stosownie do § 2 ww. rozporządzenia sprawozdanie powinno zawierać:

1. nazwę fundacji, jej siedzibę i adres, aktualny adres do korespondencji oraz adres poczty elektronicznej, jeżeli fundacja taki posiada, datę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym i numer KRS, statystyczny numer identyfikacyjny REGON, dane dotyczące członków zarządu fundacji (imię i nazwisko, pełniona funkcja) oraz określenie celów statutowych fundacji,
2. zasady, formy i zakres działalności statutowej z podaniem realizacji celów statutowych, a także opis głównych zdarzeń prawnych w jej działalności o skutkach finansowych,
3. informację o prowadzonej działalności gospodarczej według wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego,
4. odpisy uchwał zarządu fundacji (UWAGA: z danego roku obrotowego, za który sporządza się sprawozdanie),
5. informację o wysokości uzyskanych przychodów, z wyodrębnieniem ich źródeł (np. spadek, zapis, darowizna, środki pochodzące ze źródeł publicznych, w tym z budżetu państwa i budżetu gminy), odpłatnych świadczeń realizowanych przez fundację w ramach celów statutowych z uwzględnieniem kosztów tych świadczeń; jeżeli prowadzono działalność gospodarczą, wynik finansowy tej działalności oraz procentowy stosunek przychodu osiągniętego z działalności gospodarczej do przychodu osiągniętego z pozostałych źródeł,
6. informację o poniesionych kosztach na:
   1.  realizację celów statutowych,
   2. administrację (czynsze, opłaty telefoniczne, pocztowe itp.),
   3. działalność gospodarczą,
   4. pozostałe koszty,
7. dane o:
   1. liczbie osób zatrudnionych w fundacji z podziałem według zajmowanych stanowisk i z wyodrębnieniem osób zatrudnionych wyłącznie w działalności gospodarczej,
   2. łącznej kwocie wynagrodzeń wypłaconych przez fundacje z podziałem na wynagrodzenia, nagrody, premie i inne świadczenia, z wyodrębnieniem całości tych wynagrodzeń osób zatrudnionych wyłącznie w działalności gospodarczej,
   3. wysokości rocznego lub przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego łącznie członkom zarządu i innych organów fundacji oraz osobom kierującym wyłącznie działalnością gospodarczą z podziałem na wynagrodzenia, nagrody, premie i inne świadczenia,
   4.  wydatkach na wynagrodzenia z umów zlecenia,
   5.  udzielonych przez fundacje pożyczkach pieniężnych, z podziałem według ich wysokości, ze wskazaniem pożyczkobiorców i warunków przyznania pożyczek oraz z podaniem podstawy statutowej udzielania takich pożyczek,
   6. kwotach ulokowanych na rachunkach bankowych ze wskazaniem banku,
   7.  wartości nabytych obligacji oraz wielkości objętych udziałów lub nabytych akcji w spółkach prawa handlowego ze wskazaniem tych spółek,
   8. nabytych nieruchomościach, ich przeznaczeniu oraz wysokości kwot wydatkowanych na to nabycie,
   9. nabytych pozostałych środkach trwałych,
   10. wartości aktywów i zobowiązań fundacji ujętych we właściwych sprawozdaniach finansowych sporządzanych dla celów statystycznych,
8. dane o działalności zleconej fundacji przez podmioty państwowe i samorządowe (usługi, państwowe zadania zlecone i zamówienia publiczne) oraz o wyniku finansowym tej działalności,
9. informację o rozliczeniach fundacji z tytułu ciążących zobowiązań podatkowych, a także informację w sprawie składanych deklaracji podatkowych.

W sprawozdaniu zamieszcza się również informację, czy w okresie sprawozdawczym była przeprowadzona w fundacji kontrola, a jeśli była - to jej wyniki.

Sprawozdanie można złożyć w Biurze Podawczym Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w Warszawie, ul. Rakowiecka 2a lub przesłać drogą pocztową na adres do korespondencji Departamentu Zezwoleń i Koncesji, 02-591 Warszawa, ul. Batorego 5.

UWAGA: Fundacje, które posiadają status organizacji pożytku publicznego (OPP) i składają z tego tytułu sprawozdania do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, od dnia 9 listopada 2015 r. są ZWOLNIONE z ustawowego obowiązku składania sprawozdania z działalności fundacji także ministrowi właściwemu ze względu na cele fundacji (na mocy art. 12 ust. 2a ustawy o fundacjach).”