PESEL - Numer PESEL - Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji

Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności

• Co to jest rejestr PESEL
• Jakie dane są gromadzone w rejestrze PESEL
• Kto dokonuje rejestracji danych w rejestrze PESEL
• Zasady i tryb nadawania numeru PESEL
• Nadanie numeru PESEL z urzędu
• Nadawanie numeru PESEL na wniosek
• Zmiana numeru PESEL
• Akty prawne
• Dokumenty do pobrania

Co to jest rejestr PESEL

Ewidencja ludności polega na rejestracji określonych w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 657 z późn. zm) podstawowych danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych. Ewidencję ludności prowadzi się w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności, który stanowi rejestr PESEL oraz w rejestrach mieszkańców prowadzonych w systemie teleinformatycznym. Rejestr mieszkańców jest prowadzony zgodnie z właściwością miejscową przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta). W rejestrze mieszkańców gromadzone są dane osób, które wykonały obowiązek meldunkowy na terenie danej gminy.

Wojewoda sprawuje nadzór nad organami gmin w zakresie zadań określonych w ustawie oraz jest organem odwoławczym od decyzji wydawanych przez organy gmin.

Minister właściwy do spraw wewnętrznych sprawuje nadzór nad działalnością wojewody w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie poprzez:

• przeprowadzanie kontroli na zasadach określonych w ustawie z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), w tym badanie prawidłowości prowadzanych przez wojewodę postępowań administracyjnych oraz terminowości załatwiania spraw,
• kształtowanie jednolitej polityki w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie i kontroli wykonywania ustalonych sposobów postępowania.

Rejestr PESEL jest centralnym zbiorem danych prowadzonym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji.

W rejestrze PESEL gromadzone są dane:

1)  obywateli polskich zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

2)  obywateli polskich zamieszkujących poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w związku z ubieganiem się o polski dokument tożsamości;

3)  cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

W rejestrze PESEL mogą być gromadzone dane osób, które na podstawie odrębnych przepisów  obowiązane są do posiadania numeru PESEL.

Jakie dane są gromadzone w rejestrze PESEL

W rejestrze PESEL i rejestrach mieszkańców gromadzone są następujące dane:

1)  nazwisko i imię (imiona);

2)  nazwisko rodowe;

3)  imiona i nazwiska rodowe rodziców;

4)  data urodzenia;

5)  miejsce urodzenia;

6)  kraj urodzenia;

7)  stan cywilny;

8)  oznaczenie aktu urodzenia i urzędu stanu cywilnego, w którym został on sporządzony;

9)  płeć;

10)  numer PESEL;

11)  obywatelstwo albo status bezpaństwowca;

12)  imię i nazwisko rodowe oraz numer PESEL małżonka, jeżeli został mu nadany;

13)  data zawarcia związku małżeńskiego, oznaczenie aktu małżeństwa i urzędu stanu cywilnego, w którym został on sporządzony, data rozwiązania związku małżeńskiego, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który rozwiązał małżeństwo, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który ustalił nieistnienie małżeństwa, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który unieważnił małżeństwo, data zgonu małżonka albo data znalezienia jego zwłok, oznaczenie jego aktu zgonu i urzędu stanu cywilnego, w którym ten akt został sporządzony;

14)  adres i data zameldowania na pobyt stały;

15)  kraj miejsca zamieszkania;

16)  kraj poprzedniego miejsca zamieszkania;

17)  data wymeldowania z miejsca pobytu stałego;

18)  adres i data zameldowania na pobyt czasowy oraz data upływu deklarowanego terminu pobytu;

19)  data wymeldowania z miejsca pobytu czasowego;

20)  data wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy i wskazanie kraju wyjazdu;

20a) przewidywany okres pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy

21)  data powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy;

22)  seria, numer i data ważności ostatniego wydanego dowodu osobistego obywatela polskiego oraz oznaczenie organu wydającego dokument;

23)  seria, numer i data ważności ostatniego wydanego paszportu obywatela polskiego;

24)  data zgonu albo data znalezienia zwłok, numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, w którym ten akt został sporządzony;

ponadto dla cudzoziemców:

24a) status cudzoziemca – obywatel UE, członek rodziny obywatela UE lub obywatel państwa nie należącego do UE i nie będącego członkiem rodziny takiego obywatela

25)  seria, numer i data ważności dokumentu podróży cudzoziemca lub innego ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość i obywatelstwo;

26)  data upływu deklarowanego przez cudzoziemca terminu pobytu.

Kto dokonuje rejestracji danych w rejestrze PESEL

Rejestracji danych w rejestrze PESEL dokonują:

1)  kierownik urzędu stanu cywilnego w zakresie danych dotyczących urodzenia, stanu cywilnego oraz zgonu a także zmiany imienia i nazwiska;

4)  organ gminy zakresie danych zameldowania oraz dowodu osobistego;

5)  wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych w zakresie danych dotyczących obywatelstwa lub statusu bezpaństwowca;

7)  organy właściwe do wydania paszportu - w zakresie danych dotyczących paszportu; 

Zasady i tryb nadawania numeru PESEL

Osobie, której dane są gromadzone w rejestrze PESEL i rejestrze mieszkańców, nadaje się numer identyfikacyjny Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności, który stanowi numer PESEL. Numer PESEL jest to jedenastocyfrowy symbol numeryczny, jednoznacznie identyfikujący osobę fizyczną, zawierający datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz liczbę kontrolną, przy czym:

1)  data urodzenia zawarta jest w pierwszych sześciu cyfrach w następującej kolejności: dwie ostatnie cyfry roku urodzenia, miesiąc urodzenia wraz z zakodowanym stuleciem urodzenia oraz dzień urodzenia;

2)  stulecie urodzenia kodowane jest poprzez dodanie do liczby oznaczającej miesiąc urodzenia:

a)  liczby 80 - w przypadku osób urodzonych w latach 1800-1899,

b)  liczby 0 - w przypadku osób urodzonych w latach 1900-1999,

c)  liczby 20 - w przypadku osób urodzonych w latach 2000-2099;

3)  liczby oznaczające rok, miesiąc lub dzień, będące liczbami jednocyfrowymi, poprzedza się cyfrą "0", z zastrzeżeniem zasady określonej w pkt 2;

4)  numer porządkowy osoby zawarty jest w cyfrach od siódmej do dziesiątej, przy czym ostatnia cyfra numeru porządkowego zawiera oznaczenie płci: cyfrę parzystą (w tym "0") dla kobiet, a cyfrę nieparzystą dla mężczyzn;

5)  jedenasta cyfra numeru PESEL jest liczbą kontrolną umożliwiającą elektroniczną kontrolę poprawności nadanego numeru identyfikacyjnego.

Numer PESEL nadaje minister właściwy do spraw informatyzacji w formie czynności materialno-technicznej. Więcej informacji na stronie internetowej www.gov.pl/cyfryzacja.

Nadanie numeru PESEL z urzędu

Numer PESEL jest nadawany z urzędu przez:

1)  kierownika urzędu stanu cywilnego sporządzającego akt urodzenia dla dzieci obywateli polskich i cudzoziemców zamieszkałych i urodzonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;  

2)  organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały albo pobyt czasowy;

3)  organ wydający polski dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport) dla obywateli polskich w związku z ubieganiem się o polski dokument tożsamości;

4)  organ gminy właściwy dla dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy dla osób, dla których nie można ustalić organu właściwego w sposób wskazany powyżej.

Nadawanie numeru PESEL na wniosek

Osobie obowiązanej na podstawie odrębnych przepisów do posiadania numeru PESEL numer nadaje minister właściwy do spraw informatyzacji na jej wniosek. Organem właściwym do przyjęcia wniosku o nadanie numeru PESEL jest organ gminy, który dokonał zameldowania na pobyt stały lub czasowy, a przypadku braku miejsca zameldowania, organ gminy właściwy dla siedziby pracodawcy. W razie niemożności ustalenia właściwego organu gminy – organ gminy właściwy dla dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy. Właściwość miejscowa organu gminy do przyjęcia wniosku o nadanie numeru PESEL dotyczy osoby, dla której ma być nadany numer.

Osoba lub jej przedstawiciel ustawowy składa umotywowany pisemny wniosek wraz z dokumentami potwierdzającymi dane we wniosku (np. paszport, akty stanu cywilnego, itp.) do właściwego organu gminy. We wniosku o nadanie numeru PESEL należy podać faktyczną podstawę prawną, z której wynika obowiązek posiadania numeru PESEL. W przypadku, gdy jakiś podmiot/urząd (np. ZUS czy Urząd Skarbowy) wymaga podania numeru PESEL, to powinien wskazać również przepis prawa, z którego wynika obowiązek posiadania tego numeru. Z wnioskiem o nadanie numeru PESEL może również wystąpić pełnomocnik, wówczas do wniosku należy dołączyć także stosowne pełnomocnictwo wraz z potwierdzeniem uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.

 Wniosek o nadanie numeru PESEL do pobrania 

Zmiana numeru PESEL

Numer PESEL jest zmieniany w przypadku:

1)   sprostowania daty urodzenia;

2)   zmiany płci;

3)   nadania numeru PESEL na skutek omyłki organu administracji publicznej mającej wpływ na numer PESEL lub wprowadzenia w błąd organu administracji publicznej co do tożsamości osoby.

Organem właściwym do wystąpienia o zmianę numeru PESEL jest:

1)   kierownik urzędu stanu cywilnego dokonujący w akcie urodzenia zmian w zakresie sprostowania aktu urodzenia lub zmiany płci

2)   organ, który wystąpił o nadanie numeru PESEL z urzędu lub przyjął wniosek o nadanie tego numeru w przypadku omyłki urzędnika

Organ, który wystąpił o nadanie lub zmianę numeru PESEL, powiadamia osobę o nadaniu lub zmianie tego numeru. Raz nadany numer PESEL nie może być ponownie nadany innej osobie.  Osoba, której zmieniono numer PESEL, nie może posługiwać się poprzednio nadanym numerem PESEL, od chwili powiadomienia o zmianie. 

Akty prawne:

• Ustawa z dnia 22 grudnia 2015 r. o zmianie ustawy o działach administracji rządowej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 2281)
• Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 657 z późn. zm.)
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z 4 stycznia 2012 r. w sprawie nadania lub zmiany numeru PESEL (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1984)
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 16 lutego 2012 w sprawie w sprawie trybu rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców i rejestrach zamieszkania cudzoziemców (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1290)
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 24 grudnia 2014 w sprawie trybu i terminów przekazywania danych pomiędzy rejestrem PESEL a rejestrami centralnymi (D.U. z 2014 r. poz. 1942).